Secrétaire / agent d'accueil - H/F (NA0457) Vienne, France
Au sein de l’IRFSS Nouvelle-Aquitaine et plus particulièrement du service assistanat de formation du site de Limoges, vous intervenez dans les différents processus administratifs liés à la formation et vous êtes notamment en charge de l’accueil physique et téléphonique des publics internes et externes
- Vous assurez une communication adaptée et personnalisée en fonction des publics et êtes garant(e) de la qualité de l’accueil du public. Dans ce cadre, vous êtes en charge de l’accueil direct des visiteurs et de leur orientation. Vous assurez une première information en réponse aux questions et donnez de l’information générale sur les activités de l’Institut (direct, téléphone, affichages, etc.). Vous assurez l’accueil téléphonique et collectez les demandes relatives aux services proposés par l’établissement, vous les identifiez et orientez les interlocuteurs concernés. Vous êtes également en charge de la gestion du courrier (ouverture et transmission, affranchissement) et de la messagerie de l’IRFSS.
- Vous assurez la gestion administrative du secrétariat de l’Institut : rédaction de courriers, notes et formulaires, reproduction et diffusion de documents, mise à jour de tableaux de bords, classement et archivage, élaboration d’outils de suivi, saisies de données, gestion des mailings et bases de données, réalisation de graphiques, statistiques, comptes rendus, création d’outils transférables à l’ensemble des filières de formation dans le respect du Système de Management par la Qualité, etc.
- Vous êtes en charge de la constitution, de la gestion et du suivi de dossiers administratifs.
- Vous participez à l’élaboration de supports de communication en réponse aux demandes de l’ensemble des services et dans le respect de la démarche qualité de l’Institut (édition de documents d’informations, plaquettes, affiches, etc.)
Vous prenez part à la vie institutionnelle de l’IRFSS Nouvelle-Aquitaine et participez aux activités transversales et multi-filières.