Secrétaire Assistant (H/F) (BCP0428) Nantes, France
| Salaire: | EUR22500 - EUR23500 par an |
FINALITE DU POSTE :
Sous la responsabilité du Directeur Régional Grand-Ouest, vous l'assistez ainsi que le Président Délégué Régional Pays de la Loire dans la gestion de leurs activités, la circulation de l’information et le traitement des dossiers.
ASSISTER LE DIRECTEUR REGIONAL ET LE PRESIDENT DELEGUE REGIONAL
Suivre et mettre à jour les plannings
Gérer l’agenda du Directeur Régional et du Président Délégué Régional : prise de rendez-vous, organisation des réunions, déplacements
Alerter le Directeur Régional et le Président Délégué Régional sur des échéances et prioriser les activités
Préparer les dossiers, rédiger et rassembler les informations nécessaires à la prise de décision
Préparer les comités de direction et les comités exécutifs et réaliser les comptes rendus/relevés de décision
Organiser les évènements avec les territoires (journée régionale à thème, journée inter-associative…)
Alimenter l’espace CODIR sur l’intranet
Assurer une veille sur les appels à projet et préparer les éléments administratifs relatifs au dépôt de dossiers de candidature
ASSURER LE SECRETARIAT DE LA DIRECTION REGIONALE ET ETRE EN APPUI A L’EQUIPE REGIONALE
Réceptionner, trier, enregistrer et diffuser le courrier
Rédiger des courriers selon des notes préalablement communiquées
Organiser et préparer des réunions (convocation, réservation de salle, préparation des dossiers, etc.).
Organiser les déplacements, gérer la logistique et préparer les documents nécessaires
Rédiger des comptes rendus, des notes, des synthèses, des présentations
Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
Passer les commandes de fournitures, de prestations, et veiller aux réceptions
Réaliser des réservations (restaurant, hôtel, trajet) pour l’équipe de la Direction Régionale au besoin et à la demande
Assurer le classement et l’archivage des documents internes
Suivre les contrats des prestataires, participer à leur négociation et rechercher des nouveaux prestataires en lien avec les contrats cadres
Assurer le suivi de la flotte automobile de la Direction Régionale (révision, actualisation des carnets de bords…)
GERER LES DOSSIERS SPECIFIQUES
Instruire ou constituer des dossiers
Suivre le traitement de dossiers particuliers et proposer des actions d'amélioration
Concevoir et mettre à jour des tableaux de bord, présentations
Mettre en place des outils de suivi
Gérer les relations avec les services centraux
Assurer l'assistanat RH (suivi congés payés, suivi visites médicales, notes de frais des élus...)