Interim enhetschef till myndighet (6deedd07-538f-4817-98c5-fe1b44571aa2) Stockholm, Sweden
Arbetsbeskrivning:
Myndigheten har sitt huvudkontor i Stockholm och två lokala tjänsteställen i Kiruna och Malmö. De är cirka 350 anställda fördelat på 11 avdelningar, de flesta arbetar vid huvudkontoret.
Tjänsten som enhetschef för enheten för fastighet och dokumentation är placerad vid ekonomiavdelningen. I enhetens ansvarsområde ingår arkiv, registratur, vaktmästeri samt lokalfrågor. Enheten ansvarar även för reception, väktare och lokalvård vilka samtliga är bemannade med konsulter.
Nedanstående lista beskriver de arbetsuppgifter som ingår i interimschefen arbetsuppgifter, ytterligare arbetsuppgifter kan förekomma.
- Säkerställa att enheten levererar enligt uppdrag.
- Vara ett stöd för enhetens medarbetare
- Ha regelbundna avstämningar med enhetens medarbetare.
- Ha regelbundna enhetsmöten
- Vara ett stöd för enhetens medarbetare i kontakter och samarbeten med övriga enheter/avdelningar.
- Delta i möten som rör enhetens verksamhet där andra enheter/avdelningar vill ha ändringar eller stöd.
- Vid behöv hjälpa medarbetarna att prioritera mellan deras olika arbetsuppgifter
- Vid behov omfördela arbetsuppgifter mellan medarbetare vid t ex sjukfrånvaro.
- Samordna vissa frågor av övergripande och strategisk karaktär avseende ärendehantering och diariesystemet Platina.
- Hantera personalfrågor och personalplanering.
- Hantering av fakturor kopplade till enhetens ansvarsområde.
- Ha kontakt och löpande samarbete med väktare, receptionister och lokalvårdare.
- Delta i ledningsgruppen för ekonomiavdelningen
Kvalifikationer:
Akademisk examen eller likvärdigt
Minst tre (3) års ledarerfarenhet med personalansvar
Erfarenhet av att ha en samordnande roll med flera olika kontaktytor
Goda kunskaper i MS Office
Goda kunskaper i svenska avseende tal och skrift, dvs. kunna tillgodogöra sig information samt kommunicera inom ramen för uppdraget
Ha god social förmåga och ett coachande ledarskap
Vara lyhörd och lösningsorienterad
Vara strukturerad och ordningsam
Kunna prioritera bland flera olika uppgifter som uppkommer samtidigt
Har du erfarenhet av praktiskt arbete med registratur och/eller arkivering samt erfarenhet av att vara arbetsledande chef för registratur- och/eller arkivverksamhet är det mycket starkt meriterande.
Välkommen med din ansökan!