Dans ce cadre, vos activités seront :

• Assurer l'accueil téléphonique et physique de la délégation
• Assurer la gestion des contacts (enregistrement et mise à jour des fichiers de contacts)
• Organiser et planifier des réunions et déplacements du DGS et suivre l'agenda
• Elaborer et suivre les dossiers préparatoires aux réunions, interventions ou déplacements
• Gérer les courriers entrants et sortants y compris frappe et/ou rédaction
• Rédiger des courriers et aider à la préparation d'éléments de langages ou de notes.
• Assurer la prise de note, rédiger des comptes rendus de réunions
• Organiser le classement et l'archivage des dossiers physiques et informatiques
• Assurer le tri et suivi des circuits parapheurs
• Suivre l'exécution budgétaire des lignes budgétaires allouées au DGS (engagements comptables, liquidation des factures) en lien avec la direction des finances
• Assister le DGS dans ses missions avec notamment un appui à la coordination des directions et au suivi des instances communautaires ou instances de pilotage (ex. tableaux de bord de sujets et délibérations à présenter en bureau et instances, collecte des sujets à inscrire en Codir, organisation de Commissions, collecte de données et mises à jour de tableaux de bord pour le suivi d'activités…)
• Assurer un rôle d'alerte sur le respect des délais de traitement et diffusion d'informations, situations ou dossiers