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Contexte

Le Desk RED appartient à la direction des opérations. Il est en charge de la supervision opérationnelle des missions suivantes : Afghanistan, Myanmar, Nigeria et Soudan du Sud. 

L’Assistant Desk Support RED exerce ses fonctions sous l’autorité du Chargé de Gestion Financière, de concert avec l’adjoint au Chargé de Gestion Financière, et du Responsable Logistique du Desk RED avec une répartition de temps d’environ 50% pour les tâches de gestion financière/comptabilité et 50% pour celles liées à la logistique.  De plus, il travaille en collaboration avec le terrain et les autres services du siège dont les desks géographiques, la direction opérationnelle adjointe aux programmes, le département administratif et financier et le département logistique et systèmes d’information. 

Liste des principales responsabilités :

• Assister le Chargé de Gestion Financière dans l’exécution des tâches administratives ;
• Assister le Responsable Logistique dans le suivi opérationnel des dossiers d’achat et le respect des règles imposées par les bailleurs de fonds ;
• Assister le responsable de bureau dans le suivi de la programmation ;
• Assurer l’archivage et la centralisation des documents contractuels et administratifs ;
• Faciliter la liaison entre les interlocuteurs (Siège – Mission ou entre plusieurs départements au siège).

GENERAL

• Participer aux réunions hebdomadaires et mensuelles du bureau et des différents services travaillés ;
• Apporter un soutien à des projets d’autres bureaux en fonction des demandes.

LOGISTIQUE

• Participer à la vérification de respect des procédures d’achat de SI ;
• Assurer l’archivage des documents logistiques ;
• Examine les documents pour les dossiers d’achats réalisés sur le terrain ou au siège (bon de commande, cotations, analyse de cotations, contrat, …) et est de renvoyer les documents signés aux missions.
• Vérifie et analyse l’adéquation des Demandes d’achat avec les procédures de Solidarités International, sur les dossiers reçus des missions.
• Vérifie la présence des documents contractuels obligatoires et apporte une correction sur un échantillonnage mensuel (spotcheck).
• Participer au suivi des expéditions des équipements du siège vers le terrain.
• Participe à la constitution des documents logistiques des rapports finaux pour les bailleurs de fonds (vérification de la présence des équipements dans l’état de parc, préparation des annexes équipements, vérification de la conformité avec les procédures bailleurs, etc.).
• Participe au contrôle des tableaux de passation de marchés.
• Archive les dossiers traités en version informatique et papier.
• Participe à la pré-vérification du Pack logistique mensuel (état de parc, suivi carburant, etc.) et fourni un retour à son manager logistique (mise à jour outils de suivi, archivage,).
• Suit les factures des téléphones satellites, GPS et VSAT et participe au suivi de la consommation mensuelle.
• Tient à jour les différents fichiers de suivi Logistique du siège (Dashboard, routine logistique, suivi des TPM, VROOM, RIRE...)
• Participe aux points entre les Coordinatreur.ices Logistique et le Logisticien.e Desk.
• Contrôle des criblages (archivage LINK) de manière hebdomadaire.

COMPTABILITÉ

• Assister le Chargé de Gestion Financière dans toutes les tâches comptables ;
• Vérifier les allocations analytiques et comptables des missions ;
• Vérifier l’allocation des dépenses des missions et leur répartition entre les différents contrats ;
• Assister le coordinateur administratif et financier des missions dans l’allocation des dépenses du siège pour les missions ;
• Contribuer au suivi des dépenses du bureau ;
• Contribuer à la clôture comptable annuelle ;
• Utilisation du logiciel comptable SAGA (mission).

GESTION FINANCIÈRE

• Répondre aux demandes des administrateurs des missions ;
• Participer à la vérification des suivis budgétaires des missions ;
• Participer à la vérification des budgets des propositions de projet, à la soumission et lors des rapports intermédiaires et finaux ;
• Aider à la préparation des audits financiers ;
• Participer à la validation des prévisionnels de trésorerie des missions.

OBJECTIFS PRINCIPAUX DE LA FORMATION :

• Découvrir le siège d’une ONG et comprendre la relation entre le siège et le terrain ; 
• Découvrir les différentes professions sur le terrain ; 
• Comprendre le fonctionnement d’une mission et ses contraintes ; 
• Comprendre les relations entre les différents acteurs humanitaires ; 
• Connaître les attentes spécifiques des bailleurs de fonds ; 
• Être en contact direct avec le terrain à travers le personnel expatrié ; 
• Découvrir la stratégie d’une ONG. 
• Comprendre et connaître les métiers supports (logistique & finance) au sein d’une ONG.