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DESCRIPTIF DU POSTE

Principales missions :

Assister les Chargés Approvisionnement ainsi que le Chargé Achat du département Logistique dans l’exécution des tâches relative aux achats à destination du siège et du terrain.

Principaux objectifs :

• Assister les Chargés Approvisionnement et le Chargé Achat sur les demandes d’achat des différents départements du siège relatives aux fournitures, prestations de services et travaux à destination du siège
• S’assurer de la bonne application de procédures SI et bailleurs lors du processus d’achat
• Connaître des problématiques d’achat dans le milieu humanitaire
• Maîtriser les outils relatifs aux achats, au stockage et au transport
• Maîtriser les procédures internes de Solidarités International et les procédures des principaux bailleurs de l’aide humanitaire
• Assurer le lien et la circulation de l’information entre les différents interlocuteurs
• Connaître les différents programmes et les domaines d’expertise de Solidarités International

Principales tâches :

• Participe à l’amélioration continue et au suivi d’une base de données fournisseurs consolidées accessible sur LINK (logiciel de gestion des achats de l’organisation) et sur serveur.
• Participe à la création des articles spécifiques sur LINK faisant partie des accords-cadres de Solidarités International
• Participe à la création de fiches contrat-cadre permettant de comprendre les tenants et aboutissants du fonctionnement du contrat
• Participe à la régularisation des documents logistiques en lien avec la nouvelle identité visuelle de Solidarités International
• Assiste les chargé(e)s d’approvisionnement dans la gestion des commandes du siège dans le respect des procédures de Solidarités International ;
  • Prend en charge les commandes. Assure le lien avec les autres services du siège sur les questions relatives aux achats
  • Réalise les dossiers d’achat et traitement des commandes chez les fournisseurs
  • Réceptionne les commandes
  • Effectue les mises à jour la base de données des commandes et les partage avec les missions et les services du siège
  • Clôture et archive les dossiers d’achats en s’assurant de leur conformité
  • Suit les paiements fournisseurs avec la comptabilité fournisseurs, communique les alertes à la chargée des achats et/ou Responsable Achats
• Assiste le chargé d’achats sur la planification des achats des différents départements du siège pour 2024-2025
• Participe à la diffusion et à l’application des procédures d’achats auprès des différents services et départements
• Participe aux différentes réunions impliquant le département logistique ;
• Participe aux liens commerciaux avec les différents fournisseurs ; assure une veille produit pour les besoins des opérations ; assure la mise à jour de la base de données fournisseurs

Apports du stage :

• Découvrir le fonctionnement du siège d’une ONG ainsi que les relations entre le siège et le terrain
• Connaître les exigences des bailleurs de fonds et leur impact sur les procédures de Solidarités International
• Découvrir les problématiques humanitaires de Solidarités International et leur impact sur les achats et approvisionnements internationaux
• S’initier aux procédures en place au sein de Solidarités International
• Découvrir les différents métiers de Solidarités International au siège et sur le terrain
• Comprendre les relations entre les différents acteurs humanitaires
• Découvrir la stratégie d’une ONG et son élaboration