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L’Assistant Grant / Admin de la Mission France exerce ses fonctions sous l’autorité de la Coordinatrice Nationale des Opérations France et de la Coordinatrice Logistique et Administrative et travaille en collaboration avec les équipes techniques EHA et de Mobilisation Communautaire et les équipes terrain.

Objectifs du stage :

• Découvrir une mission d’une ONG et comprendre la relation entre le siège, la coordination et le terrain
• Découvrir les activités sur le terrain par des déplacements en France métropolitaine
• Découvrir les différentes professions sur le terrain
• Comprendre le fonctionnement d’une mission et ses contraintes
• Comprendre les relations entre les différents acteurs humanitaires
• Connaître les attentes spécifiques des bailleurs de fonds
• Mettre en pratique la gestion de suivi de projet

Liste des principales responsabilités :

• Assister la Coordinatrice Nationale des Opérations France et les Coordinateurs Terrain dans la rédaction des propositions de projets et des rapports intermédiaires et finaux dans le respect des règles imposées par les bailleurs de fonds.
• Assister la Coordinatrice Logistique et Administrative dans les tâches du quotidien de suivi des dépenses la mise à jour des outils liés dans le respect des règles des bailleurs de fonds.
• Assurer l’archivage et la centralisation des documents contractuels et programmatiques

Détail des tâches :

GRANT / PROGRAMME

• Assurer le respect des délais imposés par les bailleurs
• Archiver les documents programmes et contrats
• Participer à la rédaction des propositions de projet et des rapports et à leur soumission aux bailleurs de fonds

COMPTABILITE

• Assister la Coordinatrice Logistique et Administrative dans toutes les tâches comptables
• Entrer en comptabilité l’ensemble des dépenses de la mission et assurer leur bonne allocation entre les contrats de la mission
• Assister le coordinateur administratif et financier des missions dans l’allocation des dépenses du siège pour la mission
• Contribuer à la clôture comptable mensuelle et annuelle
• Utilisation du logiciel comptable SAGA (mission)

GESTION FINANCIERE (OPTIONNEL)

• Participer à la vérification du suivi budgétaire de la mission
• Participer à la vérification des budgets des propositions de projet, à la soumission et lors des rapports intermédiaires et finaux
• Aider à la préparation des audits financiers
• Participer à la préparation du prévisionnel de trésorerie de la mission et assurer le lien avec le siège pour son suivi 

RESSOURCES HUMAINES

• Participer à la recherche de bénévoles et à leur coordination durant les interventions en appui à la personne en charge de l’intervention

GENERAL

• Participer aux réunions hebdomadaires et mensuelles du bureau et des différents services travaillés
• Apporter un soutien à l’ensemble des zones en fonction des demandes.