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DESCRIPTIF DU POSTE 1/2

L’Assistant Logistique/admin de la zone Atlantique exerce ses fonctions sous l’autorité du responsable Logistique et Administrative et travaille en collaboration avec les équipes techniques EHA et de Mobilisation Communautaire.

Objectifs du stage :

• Découvrir une mission d’une ONG et comprendre la relation entre le siège, la coordination et le terrain
• Découvrir les activités sur le terrain par des déplacements en France métropolitaine
• Découvrir les différentes professions sur le terrain
• Comprendre le fonctionnement d’une mission et ses contraintes
• Comprendre les relations entre les différents acteurs humanitaires
• Mettre en pratique la gestion de suivi de projet

Liste des principales responsabilités :

• Assister le.a responsable log/admin dans la connaissance du marché, le suivi des achats et la mise à jour des outils liés dans le respect des règles des bailleurs de fonds.
• Assister le.a responsable log/admin dans la recherche de donations de produits pour les kits hygiène
• Assurer le transport de marchandises, la livraison des achats et le stockage des marchandises avant l’intervention des équipes techniques
• Assister la mise en œuvre des distributions, se déplacer sur le terrain pour participer aux distributions
• Assurer l’archivage et la centralisation des documents logistique
• Mise à jour des journaux comptable
• Archivage des pièces comptable
• Intégration des journaux dans le logiciel comptable
• Effective le suivi facturation et faire les prépaiements

Détail des tâches :

ACHATS

• Assister a responsable log/admin dans l’étude des marchés français et la recherche de fournisseurs et de donations
• Participer à la préparation des dossiers d’achats et le respect des procédures d’achat de SI via à la plateforme LINK
• Suivre les dossiers d’achat et s’assurer de leur bonne réception dans les espaces de stockage de la mission
• Se déplacer sur le terrain si nécessaire pour le suivi des achats ou la recherche de fournisseurs et mise en œuvre de distributions
• Mettre en œuvre le transport des marchandises entre zones d’intervention
• Participer à la compilation des documents logistiques lors des rapports finaux
• Assurer l’archivage des documents logistiques
• Participer à la préparation du pack logistique mensuel

TRANSPORT

• Faciliter les déplacements des membres de la zone Atlantique en préparant les réservations de trains / hôtels.

DISTRIBUTIONS

• Rechercher des donations pour la constitution des kits
• Assurer le conditionnement des kits, le transport et le stockage des kits en amont des distributions
• Se déplacer sur le terrain pour participer à la distribution de kits

DESCRIPTIF DU POSTE 2/2

COMPTABILITE

Assister la Coordinatrice Logistique et Administrative dans toutes les tâches comptables :

• Vérifier et archiver des factures
• Entrer en comptabilité l’ensemble des dépenses de la zone Atlantique et assurer leur bonne allocation entre les contrats bailleurs de la mission notamment à travers la mise à jour des journaux et l’intégration des dépenses sur le logiciel comptable SAGA
• Assister a responsable log/admin dans l’allocation des dépenses du siège pour la mission
• Constituer tous les éléments du pack comptable pour envoi mensuel : journaux comptable / rapprochement bancaire / sauvegarde saga / inventaire de caisse / document de liaison

Contribuer à la clôture comptable mensuelle et annuelle

GESTION FINANCIERE

• Participer à la vérification du suivi budgétaire de la mission
• Faire le cross check des OFU (Operational follow up) et LFU (Logistics follow up) avec les écritures passées en comptabilité.
• Participer à la vérification des budgets des propositions de projet
• Assister a responsable log/admin lors des rapports intermédiaires et finaux
• Aider à la préparation des audits financiers
• Participer à la préparation du prévisionnel de trésorerie de la mission et assurer le lien avec le siège pour son suivi 

GENERAL

• Participer aux réunions hebdomadaires et mensuelles du bureau et des différents services travaillés
• Apporter un soutien à l’ensemble des zones en fonction des demandes.