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Contexte

L’assistant administratif et financier rejoindra l’équipe « desk », responsable de faire le lien entre les bureaux pays et le siège et d’apporter un soutien opérationnel au terrain. Il/elle sera rattaché.e au/à la contrôleur.euse de gestion (CDG) du Desk et sera en contact régulier avec les équipes administratives et financières des missions terrain appuyées par le desk (en moyenne 5 missions par desk). 

Les tâches décrites dans cette annonce sont susceptibles d’évoluer en fonction des réorganisations en cours et des priorités définies par le directeur régional du Desk. 

Descriptif de l'offre

Général 

• Communication avec le terrain, liens entre terrains et siège, liens entre départements siège  
• Découverte du milieu humanitaire et de ses secteurs d’activité  
• Participation aux réunions hebdomadaires et mensuelles du desk 

Comptabilité 

• Appuie le/la coordinateur.rice administratif.ve et financier.e dans l’allocation des dépenses faites au siège pour le compte des bureaux pays  
• Participe au suivi des coûts du desk 
• Soutient la clôture annuelle comptable et/ou la clôture analytique des missions Utilise le logiciel comptable SAGA (terrain) et les requêtes BC (siège) 
• Assiste le/a contrôleur.se de gestion Desk dans ses tâches comptables inhérentes aux missions 

Gestion administrative et financière 

• Soutient le terrain : gère au quotidien les besoins des équipes administratives terrain  
• Participe à la vérification des budgets des propositions de projets soumis aux bailleurs de fonds 
• Participe à la vérification des suivis budgétaires des missions 
• Participe à la vérification des rapports financiers des programmes (document financier et partie narrative budgétaire) à soumettre aux bailleurs  
• Aide à la préparation des audits financiers 
• Participe aux différents chantiers en cours 
• Participe au classement, archivage et centralisation de la documentation financière 
• Contribue à l’analyse de la santé financière des bureaux pays et/ou à des analyses ad hoc 

Gestion de trésorerie 

• Contribue au suivi des demandes de paiements et des remboursements bailleurs en appui du/de la Chargé.e de trésorerie Siège 
• Contribue à la validation des paiements des partenaires de projet 

Appui administratif (sur demande du/de la directeur.trice régional(e) du Desk) 

• Réunions internes et externes : réservation de salle, compte rendus, préparation de supports, etc 
• Traduction de documents 
• Certification de documents officiels (ad-hoc) 
• Suivi des demandes de visa (ad-hoc) 
• Support à la vie des desks : organisation des retraites, visites bailleurs