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Contexte

L’assistant administratif et financier rejoindra l’équipe « Desk Urgence», responsable de faire le lien entre les bureaux pays et le siège et d’apporter un soutien opérationnel au terrain. Il/elle sera rattaché.e au/à la contrôleur.euse de gestion (CDG) du Desk Urgence et sera en contact régulier avec les équipes administratives et financières des missions terrain appuyées par le desk. L’assistant  administratif, RH et financier sera amené à apporter son appui dans le cadre d’ouverture de missions et de contexte d’urgence.  

Les tâches décrites dans cette annonce sont susceptibles d’évoluer en fonction des réorganisations en cours et des priorités définies par le directeur régional du Desk. 

Descriptif de l'offre

Comptabilité 

• Appuie le/la coordinateur.rice administratif.ve et financier.e dans l’allocation des dépenses faites au siège pour le compte des bureaux pays  
• Participe au suivi des coûts du desk 
• Soutient la clôture annuelle comptable 
• Utilise le logiciel comptable SAGA et les requêtes BC (siège) 
• Assiste le/a contrôleur.se de gestion Desk dans ses tâches comptables inhérentes aux missions 

Gestion administrative et financière 

• Soutient le terrain
• Participe à la vérification des budgets des propositions de projets soumis aux bailleurs de fonds 
• Participe à la vérification des suivis budgétaires des missions 
• Participe à la vérification des rapports financiers des programmes à soumettre aux bailleurs  
• Aide à la préparation des audits financiers 
• Participe au classement, archivage et centralisation de la documentation financière 
• Contribue à l’analyse de la santé financière des bureaux pays et/ou à des analyses ad hoc 

Gestion de trésorerie 

• Contribue au suivi des demandes de paiements et des remboursements bailleurs en appui du/de la Chargé.e de trésorerie Siège 
• Contribue à la validation des paiements des partenaires de projet 

Ressources humaines 

• Participe à la revue du pack RH envoyé par les missions 
• Supporte les recrutements dans le cadre des ouvertures d’urgence 
• Participe à la revue de la paie si besoin  
• Participe à la mise en place et au draft des politiques RH minimum dans le cadre des ouvertures  
• S'implique dans la compréhension des cadres légaux en cas de déploiement dans un nouveau pays 

Appui administratif (sur demande du/de la directeur.trice régional(e) du Desk) 

• Réunions internes et externes
• Traduction de documents 
• Certification de documents officiels (ad-hoc) 
• Suivi des demandes de visa (ad-hoc) 
• Support à la vie des desks