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DESCRIPTIF DU POSTE

Le Desk Urgence appartient à la direction des opérations. Il est en charge de la réalisation des missions exploratoires et des interventions d’urgence.

L’Assistant Desk Urgence exerce ses fonctions sous l’autorité du Chargé de Gestion Financière et du Responsable Logistique du Desk Urgence et travaille en collaboration avec le terrain et les autres services du siège dont les desks géographiques, la direction opérationnelle adjointe aux programmes, le département administratif et financier et le département logistique.

Objectifs du stage :

• Découvrir le siège d’une ONG et comprendre la relation entre le siège et le terrain ;
• Découvrir les différentes professions sur le terrain ;
• Comprendre le fonctionnement d’une mission et ses contraintes ;
• Comprendre les relations entre les différents acteurs humanitaires ;
• Connaître les attentes spécifiques des bailleurs de fonds ;
• Mettre en pratique la gestion de suivi de projet ;
• Être en contact direct avec le terrain à travers le personnel expatrié ;
• Découvrir la stratégie d’une ONG.

Liste des principales responsabilités :

• Assister le Chargé de Gestion Financière dans l’exécution des tâches administratives ;
• Assister le Responsable Logistique dans le suivi opérationnel des dossiers d’achat et le respect des règles imposées par les bailleurs de fonds ;
• Assister le responsable de bureau dans le suivi de la programmation ;
• Assurer l’archivage et la centralisation des documents contractuels et administratifs ;
• Faciliter la liaison entre les interlocuteurs (Siège – Mission ou entre plusieurs départements au siège).

Détail des tâches :

COMPTABILITÉ

• Assister le Chargé de Gestion Financière dans toutes les tâches comptables ;
• Vérifier les allocations analytiques et comptables des missions ;
• Vérifier l’allocation des dépenses des missions et leur répartition entre les différents contrats ;
• Assister le coordinateur administratif et financier des missions dans l’allocation des dépenses du siège pour les missions ;
• Contribuer au suivi des dépenses du bureau ;
• Contribuer à la clôture comptable annuelle ;
• Utilisation du logiciel comptable SAGA (mission).

GESTION FINANCIÈRE

• Répondre aux demandes des administrateurs des missions ;
• Participer à la vérification des suivis budgétaires des missions ;
• Participer à la vérification des budgets des propositions de projet, à la soumission et lors des rapports intermédiaires et finaux ;
• Aider à la préparation des audits financiers ;
• Participer à la validation des prévisionnels de trésorerie des missions.

LOGISTIQUE

• Participer à la vérification des dossiers d’achats et le respect des procédures d’achat de SI ;
• Participer à la compilation des documents logistiques lors des rapports finaux ;
• Assurer l’archivage des documents logistiques ;
• Contribuer à la vérification des packs logistiques mensuels.

GÉNÉRAL

• Participer aux réunions hebdomadaires et mensuelles du bureau et des différents services travaillés ;
• Apporter un soutien à des projets d’autres bureaux en fonction des demandes.

VOTRE PROFIL

• Diplôme en développement, relations internationales, commerce ou gestion financière, sciences politiques, gestion de projet, étude en eau et assainissement ou agronomie ;
• Une formation en comptabilité ou finance n’est pas nécessaire, mais une facilité avec les chiffres et la volonté d’apprendre dans ces domaines sont requis ;
• Excellente connaissance de l’anglais et du français ;
• Excellente connaissance du pack Microsoft Office, particulièrement Excel ;
• Très bonne capacité d’analyse et de rédaction ;
• Bonne capacité de synthèse ;
• Proactivité et esprit critique ;
• Organisation et anticipation ;
• Compétences relationnelles ;
• Capacité à travailler sous pression ;
• Engagement envers les principes et le travail de Solidarités International.

SI VOUS OFFRIRA LES CONDITIONS SUIVANTES

• Stage basé au sein du siège de SOLIDARITES INTERNATIONAL à Clichy (92), métro Mairie de Clichy

• Stagiaire avec convention de stage obligatoire.
• Gratification : 4,90 euros/ heure
• La gratification est calculée au prorata des heures de présence réelles sur le mois. (En moyenne 1 mois = 154h, soit 22 jours de 7h/jour)  
• Transport en commun pris en charge à 50% par SOLIDARITES INTERNATIONAL
• Tickets restaurant à 8,90 € / jour effectif de stage, avec participation de SOLIDARITES INTERNATIONAL à 60%