BURKINA FASO - Support Logistique LINK (F/H) - Ouagadougou (SRH06105) Burkina Faso
OBJECTIF GENERAL :
Assurer la formation et le renforcemement des capacités du personnel logistique et programme de la mission (coordination et bases) de Solidarités international Burkina sur l'utilisation de l'outil de gestion des achats (logiciel LINK) dans le lancement, traitement, suivi et gestion des achats.
ENJEUX ET DEFIS SPECIFIQUES :
Le logiciel Link de gestion des achats a été implémenté en 2022 sur la mission SI Burkina. Ce nouvel outil de gestion des achats a remplacé l'outil Excel jadis utilisé. Depuis son implémentation suivie d'une formation au lancement, le personnel tant du département logistique que programme n'arrive pas à s'en servir pleinement. La majorité des staffs ayant bénéficié de la formation au lancement en 2022 et les nouveaux qui en ont bénéficié sur le tas) ont du mal à maitriser l'utilisation basique de cet outil. Le constat fait démontre que la création des lignes d'achat (LA), le traitement et la gestion des dossiers d'achat (DA) ne sont pas faits dans le respect des normes et procédures. Les erreurs fréquentes sont à la base des rejets ou annulations des lignes et/ou dossiers d'achat. Le travail avec cet outil devient chronophage au point d'impacter la réactivité dans le traitement des dossiers et sur la qualité du travail en général.
Depuis sa prise de poste, le coordinateur logistique est partagé entre la gestion du quotidien (surtout le volume et défis des approvisionnements) et fait face à un set up RH logistique mission déséquilibrée. Il est absorbé d'un part dans l'accompagnement d'une équipe junior, sans expérience et compétences adaptées aux postes occupés par chacun et d'autre part la couverture des gaps sur les terrains et en coordination. Il lui manque le temps pour faire réaliser ces formations et renforcement des capacités Link.
C’est dans ce contexte que SI prend l'initiative de recruter une ressource dédiée ayant des bases solides dans l'utilisation du logiciel Link et disposant de la connaissance pratique des procédures d'achat SI pour réaliser ces formations et faire de la remise à niveau du personnel logistique et programme à la coordination et sur le terrain (6 bases et sous bases).
PRIORITES SUR LES 2-3 PREMIERS MOIS :
- Présentation du logiciel Link et sa place dans les procédures et outils de gestion d'achats SI
- Formation / renforcement des capacités sur l'utilisation de l'outil (lancement, suivi, gestion des achats, archivage, lecture et analyse des indicateurs
- Appuyer le coordinateur logistique dans l'appropriation des nouvelles procédures d'achat et leur application à travers Link.