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DESCRIPTIF DE L’ALTERNANCE

Principaux objectifs de l’alternance :

• Participer à l’efficacité des fonctionnements de l’ONG sur la gestion des archives
• Découverte, analyse et amélioration des procédures d’archivage de Solidarités International
• Développement d’outils et de modules de formation sur la gestion des flux d’archives
• Accompagner la transition numérique de l’archivage papier
• Acquérir des connaissances sur les processus d’audits et de redevabilité
• Assister la Chargée d’Audit Interne sur les tâches nécessaires au suivi de la conformité ainsi que sur la mise en œuvre des chantiers du service
• Assurer le lien et la circulation de l’information entre les différents interlocuteurs (desk, siège, terrain)

Principales tâches :

• Appuyer le développement et la diffusion d’outils dédiés à une gestion efficace des archives
• Participer aux échanges avec le terrain sur la gestion des flux d’archives
• Avec le département logistique, réceptionner les archives du terrain arrivant au siège de l’ONG
• Contrôler la conformité des archives réceptionnées et faire un retour à la mission sur les problématiques rencontrées
• Assurer la manutention, l’aide au déchargement des camions de livraison, ainsi que la mise en carton et l’étiquetage des archives réceptionnées
• Organiser et ranger l’espace de stockage dédié aux archives
• Mettre à jour et optimiser les bases de données : enregistrement des mouvements de cartons en stock, intégration des nouvelles archives, etc.
• Communications avec le prestataire de stockage externe lors de commandes d’archives ou besoins d’externalisation
• Contribuer à la réponse aux audits externes et autres exigences de redevabilité en mettant à disposition les archives nécessaires lorsque requis par les responsables concernés
• Participer au développement de formations spécifiques à l’archivage dans une perspective de redevabilité
• Participer aux briefings des salariés sur les normes internes d’archivage
• Assister la Chargée d’Audit Interne sur les chantiers Archives du service
• Assister aux réunions et autres événements de la vie associative.

Apports de l’alternance :

• Pratique des techniques d’archivage physique et numérique (gestion de stock et de bases de données, archives historiques...)
• Développement des compétences en gestion de projet sur la transition numérique
• Découvrir le fonctionnement du siège d’une ONG ainsi que les relations entre le siège et le terrain
• Découvrir les différents métiers de l’humanitaire et avoir une première approche du fonctionnement d’une mission
• Appréhender les enjeux de redevabilité d’une ONG et y participer activement
• Connaître les exigences des bailleurs de fonds
• Contact direct avec le terrain
• Maîtrise des procédures internes
• Développement de l’autonomie et expertise sur les pratiques d’archivage.