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DESCRIPTIF DU POSTE

Objectif général :

L’Administrateur(trice) – logisticien(ne) de base assure la gestion administrative, comptable, financière et logistique de sa base, dans le respect des procédures bailleurs et Solidarités International.

Il organise le support logistique et administratif aux programmes, est le garant de la bonne application de la politique Ressources Humaines Solidarités International et est chargé de la supervision de l’ensemble des activités logistiques sur sa base d’affectation.

Il appuie, suit et forme les membres de son équipe.

Il assiste le responsable de base ou le coordinateur terrain dans la mise en œuvre des règles de sécurité.

Principaux Challenges :

La mission Niger est une mission jeune avec des départements financiers et logistique en pleine structuration et avec une perspective de croissance en 2023. Les équipes supports basées sur le terrain ne sont pas expérimentées et habituées aux procédures de SI. Un renforcement de capacité de ces équipes est donc nécessaire.

Abala étant une sous base de Banibangou, un support à distance sera envisagé avec des déplacements régulier entre les deux villes.

Priorités des 2/3 premiers mois :

• Recruter les membres de son équipe ;
• Mettre sur pieds un système d’évaluation des performances des membres de son équipe ;
• Suivi des contrats du personnel de la base ;
• Assurer le reporting administratif et logistique ;
• Procéder à la formation et au renforcement de capacité de l’équipe finance au niveau de la base ;
• Réviser et adapter le POS gestion financière de la base
• Aider les Responsables Programme à la mise en œuvre des outils de planification budgétaire et de suivi ;
• Mettre en place un système de gestion de stock ;
• Mise en place de formation et schémas de communication avec les délégués du personnel
• Mettre en place une base de donnes de fournisseurs large permettant de faciliter les acquisitions sur terrain
• Mettre en place un catalogue des prix pour faciliter les expressions de besoins des programmes et l’écriture de nouvelles propales
• En lien avec le responsable projets, réaliser les chronogrammes d’achats
• En lien avec le Coordinateur logistique et Coordo Terrain développer les accord cadres afin de faciliter les achats récurrents sur Banibangou et Abala via des études de prix de marchés local
• Mettre à jour du système de gestion de la flotte afin de faciliter le suivi des mouvements
• Mettre à jour du suivi des équipements afin de faciliter les mouvements des équipements (Utilisation, emplacement, localisation, transfert et prêt)
• Mettre en place une bonne gestion des flux de trésorerie entre la coordination et la base

Travailler sur la mise en place d’une utilisation poussée des modes de paiements alternatifs.

Responsabilités et principales activités :

• Gestion d’équipe
• Reporting/communication
• Administration :
  • gestion administrative du personnel
  • Trésorerie / comptabilité
  • Suivi budgétaire / financements
  • Gestion administrative de la mission
• Logistique :
  • Gestion de l’approvisionnement
  • Gestion de parc véhicules
  • Gestion du parc équipement / télécommunication
  • Gestion et suivi du parc informatique
  • Gestion des stocks
  • Sécurité