Dla jednego z naszych klientów z branży medycznej poszukujemy osoby na stanowisko: Office & Facility Coordinator.

Miejsce pracy: Warszawa – Włochy, ul. Muszkieterów 15.

Zakres obowiązków

• Zapewnienie sprawnego, codziennego funkcjonowania biura: organizacja pracy przestrzeni biurowej, przygotowywanie spotkań, obsługa gości oraz bieżące wsparcie pracowników.
• Zamawianie i kontrola zapasów materiałów biurowych, spożywczych i higienicznych.
• Obsługa korespondencji i przesyłek (przychodzących i wychodzących) oraz organizacja działań administracyjnych związanych z pracą biura.
• Wsparcie w obiegu dokumentów: faktur, umów i innych dokumentów we współpracy z odpowiednimi działami.
• Zarządzanie kluczami i kartami dostępu, dbanie o porządek w ewidencjach oraz koordynacja kwestii organizacyjnych związanych z dostępami.
• Współpraca z administracją budynku oraz dostawcami zewnętrznymi (m.in. firmy sprzątające, serwis, podwykonawcy).
• Zgłaszanie usterek, monitorowanie realizacji zgłoszeń, organizacja napraw i serwisów oraz dopilnowanie terminowości i jakości wykonania prac.
• Nadzór nad standardem i utrzymaniem przestrzeni biurowej, reagowanie na bieżące potrzeby oraz inicjowanie usprawnień w obszarze organizacji biura i usług wspierających.

Wymagania:

• Doświadczenie w obszarze: administracja biurowa / office management / recepcja / koordynacja usług administracyjnych.
• Bardzo dobra organizacja pracy, samodzielność, umiejętność ustalania priorytetów.
• Komunikatywna znajomość języka angielskiego – używany na co dzień w pracy.
• Proaktywność, odpowiedzialność i praktyczne podejście do rozwiązywania bieżących problemów.
• Komunikatywność i umiejętność współpracy z pracownikami oraz dostawcami.
• Znajomość języka niemieckiego – mile widziana.
• Dobra znajomość pakietu MS Office.

Oferujemy:

• Zatrudnienie na podstawie umowy o pracę.
• Konkurencyjne wynagrodzenie.
• Możliwość korzystania z benefitów: karta Multisport, opieka medyczna.
• Pracę w nowo otwartym centrum dystrybucji w branży medycznej.
• Stacjonarną pracę na pełen etat w godzinach 9:00 – 17:00.
• Darmowy parking przy biurze.
• Samodzielne stanowisko z realnym wpływem na organizację pracy biura i standardy funkcjonowania przestrzeni.
• Wdrożenie do roli oraz bieżące, stałe wsparcie zespołu na każdym etapie współpracy.