Au sein de la Direction des Finances et de la Commande Publique et placé(e) sous l'autorité de sa Directrice, vous assurez un rôle transversal d'assistance administrative et contribuez au bon fonctionnement de la Direction.

Vos missions sont les suivantes :

Assurer l'assistanat administratif et organisationnel de la Direction

• Assurer l'accueil physique et téléphonique, renseigner et orienter les interlocuteurs internes et externes ;

• Gérer l'agenda de la Directrice, organiser les rendez-vous, réunions et conférences budgétaires ;

• Enregistrer et suivre les courriers ainsi que la boîte mail de la Direction ;

• Rédiger et mettre en forme les courriers, notes, comptes rendus et autres documents de la Direction ;

• Préparer les dossiers et supports nécessaires aux réunions internes et externes (Bureau municipal, Conseil municipal, réunions de directeurs, réunions avec les élus, CCID, etc.) ;

• Réaliser des supports de présentation, notamment sous PowerPoint ;

• Assurer le classement, l'archivage et la circulation de l'information au sein de la Direction et avec les autres.

Apporter un appui à la préparation et au suivi budgétaires

• Assister la Directrice dans l'organisation des différentes étapes du calendrier budgétaire ;

• Préparer et organiser les conférences et réunions budgétaires ;

• Centraliser les propositions budgétaires des directions, en vérifier la complétude et assurer les relances nécessaires ;

• Mettre en forme et actualiser les tableaux de préparation et de suivi budgétaires ;

• Participer à la préparation matérielle des documents budgétaires et des supports de présentation ;

• Participer à la saisie des propositions budgétaires dans le logiciel financier et contribuer à la fiabilisation des données.

Participer au suivi administratif et financier de la Direction

• Élaborer et suivre les bons de commande propres à la Direction ;

• Alimenter et actualiser les tableaux de bord et suivre les principales échéances financières ;

• Apporter ponctuellement un soutien administratif aux services de la Direction, notamment lors des absences et des périodes de clôture d'exercice.

Contribuer à la sécurisation des procédures

• Mettre à jour les fiches de procédures liées au progiciel comptable ;

• Participer à l'amélioration des outils de suivi.

• BAC à BAC +2 dans le domaine du Secrétariat
• Expérience similaire dans la fonction publique territoriale
• Connaissances en comptabilité appréciées
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel et PowerPoint)
• Sens de l'organisation, rigueur, disponibilité
• Excellent relationnel, sens du travail en équipe, discrétion