RECRUTE POUR SA DIRECTION DE LA COMMUNICATION

 SECRÉTAIRE DE COMMUNICATION (F/H)

Cadre d’emplois des adjoints administratifs territoriaux

Poste à pourvoir par voie contractuelle uniquement jusqu’au 31/12/2026

MISSIONS :

Sous l’autorité de la Directrice de la Communication, vous assurez le secrétariat administratif et le suivi des activités de la Direction de la Communication.

À ce titre, vos principales missions sont les suivantes :

Accueil et relation avec les interlocuteurs

• Accueillir, écouter, renseigner et orienter les interlocuteurs ;
• Assurer le suivi et la réponse aux demandes des habitants ;
• Gérer la boîte mail générique du service.

Secrétariat et gestion administrative

• Rédiger et mettre en forme des courriers et documents administratifs ;
• Assurer le classement et l’archivage des documents ;
• Effectuer les opérations de mise sous pli ;
• Tenir et mettre à jour les tableaux de bord du service, notamment le suivi des retours d’invitations ;
• Organiser les réunions et assurer les réservations nécessaires : salles, véhicules, etc.

Suivi comptable et budgétaire

• Saisir et engager les bons de commande ;
• Assurer les relations avec les fournisseurs ;
• Suivre le règlement des factures ;
• Participer à la préparation budgétaire annuelle.

Suivi de production

• Assurer le suivi des étapes de validation des supports de communication ;
• Assurer l’interface avec le service Reprographie et les distributeurs ;
• Veiller au bon suivi des productions dans le respect des délais.

Relations publiques et manifestations

• Assurer le suivi de la signalétique des manifestations de la Ville : oriflammes, roll-up, etc. ;
• Mettre à jour le fichier de relations publiques en lien avec les différents services municipaux ;
• Préparer et assurer l’envoi des invitations ;
• Suivre la réalisation et la gestion des stocks de goodies ;
• Participer à certaines manifestations organisées par la Ville, pouvant nécessiter une présence en dehors des horaires habituels.

Profil recherché :

Vous êtes titulaire d’une formation en secrétariat ou disposez d’une expérience professionnelle dans le domaine administratif.

Vous êtes reconnu(e) pour votre :

• Sens de l’organisation et de la gestion des priorités ;
• Rigueur et méthode ;
• Réactivité et capacité à respecter les délais ;
• Aisance relationnelle et goût du travail en équipe ;
• Sens de l’accueil et du service public ;
• Qualités rédactionnelles et excellente maîtrise de l’orthographe ;
• Discrétion et capacité à travailler avec différents interlocuteurs.

Vous maîtrisez les outils bureautiques Word, Excel et Outlook.

La connaissance de la comptabilité publique M57 et de FileMaker Pro constitue un atout pour le poste.