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Vous aurez pour principales missions :

Accueil
-Accueil téléphonique et physique
-Traitement du courrier entrant et sortant
-Orientation des divers interlocuteurs

Logistique réunions et déplacements
-Tenue à jour de l’agenda du DiR
-Organisation des réunions internes (physiques et téléphoniques) : envois invitations / convocations via outlook, suivi des présents, réservation de salles, logistique pour le Jour J (mise en place, commande de repas…)
-Réservation des moyens de transport et hébergement du DiR
Penser à anticiper pour ces réservations, lors d’un point avec le DiR chaque mercredi par exemple.

Administration
-Gestion des fournitures (commandes, centralisation des demandes)
-Mise à jour de l’annuaire structures
-Mise à jour et suivi des pouvoirs de paiement dans les établissements en relation avec les DT/DIRFSS
-Mise à jour annuelle des représentations extérieures des DE (commissions thématiques avec les partenaires, les tutelles…)
-Rédaction de courrier

Suivi de Comptabilité
-Réception et  traitement des factures fournisseurs de la DR et des UL
-Saisie et/ou vérification et/ou validation des frais du DiR, des DT (DIRFFS) sur demande, et des élus* (*après validation de l’assistante de direction) sur Notilus
> Besoin d’une formation au Campus sur les circuits et procédures (NDI, DROI…)
> Besoin des autorisations administratives liées à la saisie des frais des élus
> Répartition claire des rôles avec les RFA notamment

Gestion administrative des salariés en lien avec le service RH
-Gestion des tickets restaurants des salariés de la DR
-Suivi des visites médicales des salariés de la DR
-Suivi des entrées et sorties du personnel DR : coordonner et relancer les différents interlocuteurs pour suivre les procédures (dossier d’accueil / mise en place du poste de travail (équipements, logiciels, codes d’accès, mails..) et idem pour les départs  / mail d’info interne (Assistante direction),
-Saisie des éléments variables mensuels en lien avec la paie.

Suivi du parc automobile
-Suivi de l’utilisation des véhicules et des formalités administratives liées à la gestion du parc