Recordmanager/Informatiemanager (BBBH791) Rijswijk , Nederland
Binnen de Organisatie van de klant lopen projecten die bijdragen aan het programma, dat erin voorziet de gehele organisatie digitaal te laten werken.
Een aantal projecten wordt uitgevoerd door of met een bijdrage van de recordmanager/informatiemanager. Deze valt onder de afdeling Documentaire Informatie Voorziening (DIV), waarbinnen RM een discipline vormt. Momenteel zijn er 2 fte’s in deze functie werkzaam.
Aangezien de capaciteit van deze functie momenteel een knelpunt vormt, zoekt de klant tijdelijke versterking in de vorm van een ervaren recordmanager/informatiemanager.
De projecten waaraan deze functionaris onder andere gaat deelnemen zijn:
- vanuit RM bijdragen aan risico-analyse op de wet bescherming persoonsgegevens;
- onderzoek naar mogelijkheden tot het retrospectief vervangen;
- selectie en implementatie van een RMA.
Doel van de functie
De recordmanager is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, invoeren en beheren van het strategische, tactische en operationele beleid voor het recordmanagement van de organisatie. Daarbij laat de recordmanager zich leiden door het recordmanagementbeleid van de klant en door alle organisatie- en vakspecifieke relevante wetten, regelingen en normen. De recordmanager is bij de uitvoering van zijn of haar taken voortdurend gericht op het minimaliseren van juridische en bedrijfsrisico’s voor de klant, als ook op het doelmatig en efficient beheren van de records van de organisatie. Voor dat laatste levert de recordmanager voorstellen die hij of zij mede baseert op zijn of haar kennis van de actuele mogelijkheden die de markt biedt.
De recordmanager draagt zorg voor het invoeren, versterken, uitvoeren en monitoren van de volgende processen:
- het op een juiste wijze uitvoeren van beheer, conversies en migraties van records;
- het tijdig op de juiste wijze vernietigen van de records waarvan de bewaring niet langer nodig of vereist is.
De recordmanager
- draagt bij aan de visie en strategie voor het recordmanagement voor de klant.
- draagt deze visie en strategie in de organisatie uit, in het bijzonder aan proceseigenaren, aan specialisten op het gebied van informatievoorziening en ICT, management, risicomanagement, kwaliteitsmanagement en wet- en regelgeving (juristen).
De recordmanager:
ontwikkelt, implementeert, handhaaft, publiceert, documenteert en evalueert het beleid van de klant voor het beheren en toegankelijk houden van de records van de klant;
- formuleert realistische doelen op de kortere en langere termijn voor het in- en uitvoeren van het beleid;
- plant, coördineert en begeleidt activiteiten voor het realiseren van deze doelen;
- adviseert proceseigenaren en (unit)managers over alle zaken die het beleid en de uitvoering van dit beleid betreffen;
- adviseert over aspecten van recordmanagement bij vraagstukken en initiatieven op het gebied van document- en recordmanagement;
- voert onderzoek en analyses uit voor het evalueren en vormen van (nieuw) beleid;
- ziet erop toe dat de proceseigenaren van de klant het beleid toepassen en handhaven in hun bedrijfsprocessen;
- voert in opdracht van het Bestuur van de klant en in het kader van kwaliteitszorg audits uit op het record- en archiefbeheer van de organisatie;
- begeleidt, stuurt en controleert de conversies en migraties van records van de klant;
- coördineert archiefbewerkingsprojecten die op de fysieke archieven van de organisatie worden uitgevoerd;
- onderhoudt netwerken die relevant zijn voor het beleid en de uitvoering van dit beleid, participeert in relevante overlegstructuren en
levert bijdragen aan ontwikkelingen op het gebied van het informatiebeheer van de organisatie; - fungeert als aanspreekpunt en vraagbaak voor praktische zaken met betrekking tot records.
- communiceert en voert overleg met de recordmanagers van de ketenpartijen van de klant.
Opleiding, kennis en inzicht
- beroepsgerichte opleiding op hbo of academisch niveau op het gebied van recordmanagement en/of informatiemanagement, of aantoonbare vergelijkbare kennis en ervaring;
- kennis van relevante vak- en organisatie-specifieke wetten, regelingen en normen;
- kennis van instrumenten en ontwikkelingen van het eigen vakgebied (standaarden, methodieken, systemen, digitalisering);
- inzicht in (internationale) ontwikkelingen op het vakgebied en hun relevantie voor het recordmanagement;
- inzicht in bestuurlijke processen en verhoudingen;
- inzicht in de rol van een kwaliteitssysteem voor het recordmanagement van het COA; inzicht in ontwikkelingen op het gebied van geautomatiseerde documentaire informatiesystemen.
Vaardigheden
- Presenteren en spreken op het niveau van hoger management.
- Opstellen van heldere bondige beleidsnotities en rapportages.
- Geven van begrijpelijke instructies en presentaties.
- Plannen en organiseren.
- Leiderschap kunnen tonen, initiatief willen nemen.
- Effectief adviseren.
- Beoordelen van functioneel ontwerpen, plannen van aanpak, programma's van eisen, etc.
- Participeren in interdisciplinaire netwerken.
Attitude
Gericht op resultaat, samenwerking, vernieuwing en kwaliteit.