Responsable logistique et administratif (SI0648) Lille, France
1. L’organisation de la logistique des déploiements sur le terrain
- Suivre les états des différents parcs (véhicules, communication et informatique)
- Gérer l’approvisionnement en carburant des véhicules pour assurer le déploiement sur le terrain
- Assurer la gestion de la maintenance des véhicules (8 véhicules actuellement dont une infirmerie mobile)
- Gérer des démarches relatives aux assurances, constat(s) d’accident et réparations nécessaires
- Réaliser la prospection de garage partenaires pour une réduction des coûts
- Garantir l’utilisation des outils de suivi de l’état du parc de véhicules
- Gérer et assurer le suivi des stocks de matériel lié au déploiement des activités
- Assurer la gestion des achats et des commandes (pharmacie, alimentaire, consommables, matériels…)
- Gérer des nouveaux bureaux du DMSE situés à Dunkerque.
2. La gestion des bénévoles en amont et en aval de leur venue
- Accompagner le recrutement de nouveaux bénévoles sur le dispositif et la fidélisation des bénévoles locaux
- Gérer le planning d’inscription des bénévoles sur les activités et organiser le pré-accueil des bénévoles
- Assurer le suivi des remboursements aux bénévoles et la facturation
- Animer la communauté des bénévoles intervenant sur le dispositif
- Organiser l’hébergement et la restauration des bénévoles investis
- Veiller au bon déroulement du séjour des bénévoles
- Accompagner le suivi des bénévoles après leur venue
- Favoriser au besoin, le soutien psychologique des bénévoles qui le requièrent en lien avec le département soutien psychologique
- Organiser les évènements et les déplacements des partenaires
3. La gestion administrative des activités du dispositif mobile de soutien aux exilés
- Réaliser les démarches administratives nécessaires au fonctionnement du dispositif
- Collaborer avec les services support du siège pour assurer le respect des process internes
- Assurer le suivi budgétaire et la comptabilité relatifs aux dépenses relevant de ses missions
- Participer à la programmation budgétaire pour les dépenses relatives à son champ d’action
- Gérer les réceptions et les expéditions et piloter les prestataires mobilisés
4. L’analyse, l’identification et à la rédaction des besoins en termes de procédures, guides, manuels, rapports et autres outils nécessaires
- Identifier et analyser les besoins logistiques du dispositif et participer à la mise en place des outils de suivi et d’évaluation des activités logistiques
- Assurer le suivi et le contrôle de la mise en place des procédures et des outils Croix-Rouge française
- Sélectionner, gérer et assurer la maintenance des équipements techniques du dispositif
- Participer à la mise en œuvre du dispositif sécuritaire et des outils de gestion relatifs
- Prospecter des fournisseurs pour une gestion optimale des ressources financières du dispositif