Responsable logistique et administratif (SI0648) Paris, France
Au sein de la Direction des activités bénévoles et de l’engagement et plus précisément du pôle coordination migrations, nous recherchons un(e) responsable dans le cadre du DMSE (Dispositif Mobile de Soutien aux Exilé(e)s.
Placé(e) sous la responsabilité hiérarchique de la coordinatrice du dispositif, vous apportez un appui organisationnel et technique au dispositif mobile de soutien aux exilé(e)s sur toutes les questions relatives à l’organisation logistique et matérielle du dispositif en lien étroit avec les responsables opérationnel∙le∙s.
Il ou Elle intervient sous la responsabilité de la coordinatrice du dispositif mobile de soutien aux exilés et en lien avec les responsables opérationnels et de protection.
1. L’organisation de la logistique des déploiements sur le terrain
- Suivre les états des différents parcs (véhicules, communication et informatique)
- Gérer l’approvisionnement en carburant des véhicules pour assurer le déploiement sur le terrain
- Assurer la gestion de la maintenance des véhicules (8 véhicules actuellement dont une infirmerie mobile)
- Gérer des démarches relatives aux assurances, constat(s) d’accident et réparations nécessaires
- Réaliser la prospection de garage partenaires pour une réduction des coûts
- Garantir l’utilisation des outils de suivi de l’état du parc de véhicules
- Gérer et assurer le suivi des stocks de matériel lié au déploiement des activités
- Assurer la gestion des achats et des commandes (pharmacie, alimentaire, consommables, matériels…)
- Gérer des nouveaux bureaux du DMSE situés à Dunkerque.
2. La gestion des bénévoles en amont et en aval de leur venue
- Accompagner le recrutement de nouveaux bénévoles sur le dispositif et la fidélisation des bénévoles locaux
- Gérer le planning d’inscription des bénévoles sur les activités et organiser le pré-accueil des bénévoles
- Assurer le suivi des remboursements aux bénévoles et la facturation
- Animer la communauté des bénévoles intervenant sur le dispositif
- Organiser l’hébergement et la restauration des bénévoles investis
- Veiller au bon déroulement du séjour des bénévoles
- Accompagner le suivi des bénévoles après leur venue
- Favoriser au besoin, le soutien psychologique des bénévoles qui le requièrent en lien avec le département soutien psychologique
- Organiser les évènements et les déplacements des partenaires
3. La gestion administrative des activités du dispositif mobile de soutien aux exilés
- Réaliser les démarches administratives nécessaires au fonctionnement du dispositif
- Collaborer avec les services support du siège pour assurer le respect des process internes
- Assurer le suivi budgétaire et la comptabilité relatifs aux dépenses relevant de ses missions
- Participer à la programmation budgétaire pour les dépenses relatives à son champ d’action
- Gérer les réceptions et les expéditions et piloter les prestataires mobilisés
4. L’analyse, l’identification et à la rédaction des besoins en termes de procédures, guides, manuels, rapports et autres outils nécessaires
- Identifier et analyser les besoins logistiques du dispositif et participer à la mise en place des outils de suivi et d’évaluation des activités logistiques
- Assurer le suivi et le contrôle de la mise en place des procédures et des outils Croix-Rouge française
- Sélectionner, gérer et assurer la maintenance des équipements techniques du dispositif
- Participer à la mise en œuvre du dispositif sécuritaire et des outils de gestion relatifs
- Prospecter des fournisseurs pour une gestion optimale des ressources financières du dispositif